كيف يتم جرد الصيدلية

جرد الصيدلية

يعتبر جرد الصيدلية عملية حيوية لضمان الكفاءة التشغيلية والإدارية للصيدلية، إذ يتيح هذا الجرد للصيادلة والإداريين فهم دقيق لمخزون الأدوية والمستلزمات الطبية، وتتبع الحركة والاستهلاك، والتخطيط الفعال للمشتريات المستقبلية.

في ظل المتطلبات التنظيمية الصارمة وتحديات سلسلة التوريد، أصبح جرد الصيدلية أمر لا غنى عنه لضمان الرعاية الصحية الآمنة والفعالة، تابعوا من خلال مقالنا اليوم حتى تتعرفوا أكثر عن ذلك مع موقع دكتور أشرف كردي.

ما هو الجرد؟

الجرد هو عملية منهجية لحصر وتدوين كافة المنتجات الموجودة في الصيدلية، بما في ذلك الأدوية والمستلزمات الطبية والكيماويات وغيرها، يتم إجراء الجرد بشكل دوري، عادة على أساس شهري أو ربع سنوي، للتحقق من مطابقة المخزون الفعلي مع السجلات المحاسبية.

يساعد الجرد في تحديد المنتجات التي وصلت إلى مستويات إعادة الطلب، ورصد معدلات استهلاك المنتجات، والكشف عن أي فروقات بين المخزون الفعلي والمسجل، كما يمكن من تتبع تواريخ انتهاء صلاحية المنتجات وإدارة الأدوية قريبة الانتهاء بشكل فعال. إن القيام بهذه العملية بانتظام يساعد في الحفاظ على مخزون متوازن وكاف لضمان توافر الأدوية والمنتجات الضرورية للمرضى، مع تجنب الهدر أو النفاد، كما يوفر بيانات موثوقة لأغراض التخطيط والرقابة المالية للصيدلية.

من الذي يقوم بجرد الصيدلية؟

يمكن أن يقوم بجرد الصيدلية صاحبها فهو الخيار الأكثر شيوعاً لأن لديه أفضل فهم للمخزون والعمليات في الصيدلية، أو الصيدلي و يمكن أن يكون شخص يعمل بها أو صيدلي خارجي يتم توظيفه بشكل خاص لإجراء الجرد، ويمكن أن يكون موظف في الصيدلية مسؤول عن المهام الإدارية الأخرى مثل الطلبات و الدفع.

يمكن أن تقدم هذه الشركات خدمات جرد كاملة، بما في ذلك عد المخزون و تقييم القيمة و إعداد تقارير المطابقة، يعتمد الخيار الأفضل على حجم الصيدلية و ميزانيتها ومستوى المخزون و احتياجاتها الخاصة، بصورة عامة يوصى بإجراء جرد الصيدلية بواسطة شخص مؤهل لديه خبرة في مخزون الأدوية و منتجات الصيدلية.

ما هي انواع الجرد؟

هناك أنواع خاصة بالجرد في الصيدليات حينما يتم البدء بهذه العملية، يتم اختيار ما هو مناسب على حسب فترة الجرد وحاجة الصيدلية لها، نوضح لكم فيما يلي هذه الأنواع:

جرد دوري

  1. هذا هو النوع الأكثر شيوعاً للجرد في الصيدليات.
  2. يتم إجراء الجرد الدوري بشكل منتظم، عادة على أساس شهري أو ربع سنوي.
  3. الهدف هو المحافظة على دقة السجلات والكشف عن أي اختلافات في المخزون في الوقت المناسب.
  4. يتم فحص جميع المنتجات الموجودة في الصيدلية خلال هذه العملية.
  5. تساعد النتائج في إدارة المخزون والطلبيات بشكل أفضل.

جرد مستمر

  1. في هذا النوع من الجرد، يتم فحص المنتجات بشكل مستمر على مدار العام.
  2. يقسم المخزون إلى مجموعات أو فئات، ويتم جرد جزء منها في كل فترة زمنية محددة.
  3. هذا النهج يوفر معلومات محدثة باستمرار عن المخزون دون الحاجة إلى إجراء جرد كامل لكامل المخزون مرة واحدة في السنة.
  4. الجرد المستمر يتيح تحديد وحل المشكلات في الوقت المناسب.

جرد مفاجئ

  1. هذا النوع من الجرد يتم إجراؤه دون إشعار مسبق.
  2. الهدف هو التحقق من دقة السجلات والكشف عن أي تلاعب أو سرقة محتملة.
  3. يتم اختيار مجموعات أو فئات محددة من المنتجات للجرد في هذه الحالة.
  4. الجرد المفاجئ يساعد في تعزيز الرقابة الداخلية وضمان النزاهة في إدارة المخزون.

ما هي شروط جرد الصيدلية؟

بعد أن تعرفنا على ما هو جرد الصيدلية ولماذا يتم، أصبح من الضروري التعرف على الشروط بشكل مفصل أكثر والخاصة بهذا الجرد كما يلي:

أولاً، يجب أن يتم الجرد بشكل دوري وفي مواعيد محددة، العديد من المنظمات الصيدلانية والتنظيمية توصي بإجراء الجرد شهرياً أو ربع سنوياً على الأقل، هذا التوقيت المنتظم يضمن تحديث السجلات بانتظام وإمكانية اكتشاف أي اختلافات في الوقت المناسب.

ثانيًا، يجب أن يشارك في عملية الجرد فريق عمل مؤهل ومدرب، عادة ما يتكون هذا الفريق من الصيادلة والفنيين الصيدليين ويمكنك معرفة جميع أخبار الصيادلة في مصر مع موقع دكتور أشرف كردي، ويجب أن يكون لدى أفراد الفريق خبرة في إدارة المخزون والتدقيق، وأن يتم تدريبهم على إجراءات الجرد المعتمدة في الصيدلية.

ثالثًا، يجب استخدام نظام جرد منظم ومنسق، هذا يتضمن نماذج وسجلات محددة لتسجيل كافة المعلومات المتعلقة بالجرد، مثل كميات المنتجات، أرقام التشغيلة، تواريخ الانتهاء، وأي ملاحظات أو اختلافات، كما يجب الحفاظ على هذه السجلات بأمان لأغراض المراجعة والتتبع.

رابعًا، يجب إجراء الجرد بطريقة منهجية وشاملة، يجب فحص كل وحدة من المنتجات موجودة في الصيدلية، مع الاهتمام بالمناطق والأماكن النائية أو الصعبة الوصول، كما يجب إجراء التحقق العشوائي من المخزون بانتظام لضمان دقة السجلات.

خامسًا، يجب تحليل نتائج الجرد والتعامل مع أي اختلافات بشكل فوري، يجب البحث عن الأسباب الكامنة وراء أي فروقات، واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة، كما يجب إعداد تقارير دورية لإدارة الصيدلية لمراجعة نتائج الجرد وتحسين الممارسات.

التقيد بهذه الشروط الأساسية يضمن إجراء عملية الجرد بفاعلية وموثوقية عالية، مما يعزز الرقابة على المخزون والشفافية في إدارة الصيدلية كما يمكنك التعرف على شروط ترخيص الصيدليات في مصر.

كيف يتم جرد الصيدلية؟

  1. في الصيدليات، يعد الجرد عملية مهمة للغاية لضمان دقة السجلات والحفاظ على مستويات المخزون المناسبة، يتم تنفيذ إجراءات الجرد بطرق متنوعة، بالاعتماد على حجم الصيدلية والموارد المتاحة.
  2. في البداية، يتم إعداد قائمة شاملة بجميع المنتجات الموجودة في الصيدلية، بما في ذلك الأدوية والمستحضرات الصيدلانية والمعدات والمستلزمات الأخرى، هذه القائمة تشكل الأساس لعملية الجرد.
  3. ثم يتم تقسيم المنتجات إلى فئات أو مجموعات منطقية، مثل الأدوية المختلفة أو المستلزمات الطبية، هذا يساعد في تنظيم عملية الجرد وتسهيل إحصاء المخزون.
  4. يقوم فريق الصيدلية المدرب بفحص وعد كل منتج في كل فئة بعناية، يتم تدوين الكميات الفعلية الموجودة في المخزن وعقد مقارنة مع السجلات المحاسبية أي اختلافات يجب تحديدها وتوثيقها بدقة.
  5. بمجرد الانتهاء من إحصاء جميع المنتجات، يتم إعداد تقرير شامل يوضح نتائج الجرد، يتم تحليل هذه البيانات للكشف عن أي تغييرات غير متوقعة في المخزون أو أي مشكلات محتملة في إدارة المخزون.
  6. تساعد نتائج الجرد الصيدلية في التخطيط الفعال للمشتريات المستقبلية وضمان توافر الأصناف الضرورية في الوقت المناسب، كما أنها توفر معلومات قيمة لتحسين ممارسات إدارة المخزون في الصيدلية.

كيفية تجنب اخطاء الجرد في الصيدلية

الحفاظ على دقة الجرد في الصيدلية أمر بالغ الأهمية لضمان سلامة المرضى والحفاظ على مخزون مناسب، هناك عدة ممارسات يمكن اتباعها للحد من مخاطر الأخطاء أثناء عملية الجرد:

  1. من الضروري تدريب الموظفين المسؤولين عن الجرد بشكل شامل على الإجراءات الصحيحة.
  2. التأكد من أن لديهم فهم كامل للطرق الصحيحة لفرز المخزون و تدوين الكميات بدقة والتأكد من إذا كان يحق للصيدلي ترخيص مخزن بجانب الصيدلية أم لا.
  3. استخدام نظام تتبع المخزون الإلكتروني متطور، هذا يساعد في الحفاظ على سجلات دقيقة للمنتجات والكميات، ويقلل من احتمالية الأخطاء البشرية.
  4. إجراء جرد متكرر بدل من الاعتماد على جرد سنوي واحد، الجرد الدوري على مدار العام يساعد في الكشف المبكر عن أي اختلافات في المخزون ومعالجتها بسرعة.
  5. تخصيص مساحة منظمة وخالية من الفوضى للتخزين، هذا يسهل عملية الفرز والعد، ويقلل من فرص الخلط أو الفقد غير المقصود للمنتجات.
  6. إجراء مراجعات دورية للسياسات والإجراءات المتبعة في الجرد.
  7. التحديث المستمر للممارسات لمواكبة أي تغييرات في المتطلبات التنظيمية أو أفضل الممارسات الصناعية.

باتباع هذه التدابير، يمكن للصيدليات تقليل مخاطر الأخطاء الشائعة أثناء عملية الجرد وضمان دقة السجلات والتحكم الفعال في المخزون.

مراقبة حركة البيع والشراء في الصيدلية

الرقابة الدقيقة على حركة البيع والشراء في الصيدلية أمر بالغ الأهمية لإدارة المخزون بفعالية وتلبية طلبات المرضى بشكل مناسب، هناك عدة ممارسات أساسية يجب اتباعها لمراقبة هذه الحركة بشكل صحيح:

  1. يجب استخدام نظام محوسب متطور لتتبع جميع المعاملات، هذا النظام يجب أن يوفر بيانات حول الكميات المباعة والمشتراة لكل صنف من منتجات الصيدلية.
  2. أن تكون عمليات الجرد منتظمة لمقارنة المخزون الفعلي مع السجلات الإلكترونية.
  3. هذا يساعد في الكشف المبكر عن أي اختلافات أو نقص في المخزون والتعامل معها بسرعة.
  4. يجب تحليل البيانات المتعلقة بحركة البيع والشراء بانتظام، هذا التحليل يساعد في التنبؤ بالاتجاهات والطلب المستقبلي.
  5. لابد من وضع سياسات وإجراءات واضحة لإدارة الطلبات والمشتريات، يساعد ذلك في ضمان الحصول على المنتجات المطلوبة في الوقت المناسب.
  6. تدريب الموظفين المسؤولين عن عمليات البيع والشراء على استخدام النظام المحوسب وتحليل البيانات بشكل صحيح.

باتباع هذه الإرشادات، يمكن للصيدليات ضمان الرقابة الفعالة على حركة البيع والشراء، مما يؤدي إلى إدارة مخزون أكثر كفاءة وتلبية احتياجات المرضى بشكل أفضل.

شارك على :

أحدث الأخبار

Scroll to Top